Manuel d’utilisation · Version juillet 2026

Manuel d’utilisation

Toutes les fonctions de Prozessatlas – organisées par rôles.

Ce manuel est aussi disponible dans chaque instance sous « Aide » et sous forme de fichier Word. État: 2026-10-22.

Ce manuel présente l’ensemble des fonctions de Prozessatlas – organisées par rôles : d’abord ce que tout le monde utilise, ensuite les fonctions destinées aux personnes chargées de l’édition et, pour terminer, l’administration.

1. Premiers pas

1.1 Connexion

Vous accédez à Prozessatlas dans votre navigateur à l’adresse de votre organisation, p. ex. https://ihre-organisation.prozessatlas.ch. Deux modes de connexion sont possibles :

• Compte local : nom d’utilisateur et mot de passe qui vous ont été remis par l’administration. Lors de la première connexion, il est recommandé de changer immédiatement de mot de passe (Profil → Changer le mot de passe).
• Microsoft (Entra ID) : si votre organisation a activé la connexion Microsoft, utilisez le bouton « Se connecter avec Microsoft » – votre compte professionnel habituel s’applique, y compris les règles de sécurité de votre service informatique.

1.2 Authentification à deux facteurs (2FA)

Les comptes locaux peuvent être protégés par un deuxième facteur :

1. Profil → « Authentification à deux facteurs » → Configurer la 2FA.
2. Enregistrer la clé affichée dans une application d’authentification (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy …).
3. Confirmer le code à 6 chiffres généré par l’application – c’est terminé.

Dès lors, la connexion exige, en plus du mot de passe, le code actuel. En cas de perte du téléphone, l’administration réinitialise la 2FA (Administration → Utilisateurs → « Réinitialisation 2FA »).

1.2a Notifications push sur le smartphone

En tant qu’app installée, Prozessatlas se manifeste même navigateur fermé : attributions, approbations, échéances et signalements apparaissent sous forme de notification push. Configuration dans Profil → Notifications push (app) : cocher la case, confirmer la question du navigateur « Autoriser les notifications ? », vérifier avec « Envoyer un message de test ». L’abonnement vaut par appareil ; sur iPhone, cela fonctionne dès iOS 16.4 et uniquement dans l’app ajoutée à l’écran d’accueil, sur Android dans Chrome, sur l’ordinateur dans Chrome ou Edge. La désactivation se fait à tout moment au même endroit. La cloche et l’e-mail continuent de fonctionner.

1.3 Rôles

2. Fonctions pour toutes et tous

2.1 Tableau de bord

La page d’accueil affiche des indicateurs (processus par statut, tâches ouvertes, revues échues), « Mes tâches », « Mes contrôles SCI » et les dernières activités. Le panneau « Premiers pas » accompagne les nouvelles instances.

2.1a Explications des pages et glossaire

Chaque page étendue (tableau de bord, documents, analyse, SCI, normes, administration) propose en haut une explication dépliable « Comment fonctionne cette page ? ». Les termes techniques comme RACI, risque brut/net ou principe des quatre yeux sont soulignés en pointillé : un clic ouvre une courte explication avec lien vers le glossaire (navigation « Aide »). Le SCI, l’analyse et l’administration sont organisés en onglets.

2.2 Carte des processus et processus

La carte des processus classe tous les processus en processus de management, processus clés et processus de soutien, regroupés par unité organisationnelle. La carte peut aussi être structurée par unité organisationnelle, par chapitre ISO 9001 (issu de la correspondance des normes) ou par fonction principale MCH2 – l’administration définit sous Paramètres → Cartographie des processus quels boutons sont proposés et quelle vue s’affiche à l’ouverture. Un clic ouvre le processus avec son diagramme BPMN, sa description, ses rôles (RACI), ses indicateurs, ses risques, ses documents et ses liens vers d’autres processus.

2.3 Tâches

Sous Tâches, vous trouvez tous les travaux qui vous sont attribués – y compris les listes de contrôle lancées depuis le Classement et les mesures SCI générées automatiquement. Les tâches comportent une échéance, des points de contrôle et des commentaires ; les tâches récurrentes (p. ex. contrôles mensuels) génèrent automatiquement l’échéance suivante une fois accomplies.

2.4 S’abonner au calendrier

Profil → « S’abonner au calendrier » : saisissez l’adresse affichée comme abonnement dans Outlook, dans le calendrier Apple ou Google – les tâches échues, les contrôles SCI et les revues de processus apparaissent alors automatiquement dans votre calendrier. L’adresse est secrète ; avec « Renouveler l’URL », vous invalidez les anciens abonnements.

2.5 Portail des processus public

S’il est activé, le portail (/portal) affiche les processus approuvés sans connexion – p. ex. pour les habitantes et habitants ou comme ouvrage de référence interne sur des écrans d’information.

3. Pour les personnes chargées de l’édition (rôle « Édition »)

3.1 Créer et modéliser un processus

Processus → Nouveau processus : saisir la clé (p. ex. BAU-01), le nom, la catégorie et l’unité organisationnelle. Dans le processus, l’onglet « Diagramme » ouvre l’éditeur BPMN (palette de symboles à gauche, propriétés à droite). L’enregistrement est versionné – les versions antérieures restent traçables.

Au lieu de partir de zéro, vous pouvez importer un modèle depuis la bibliothèque de modèles (12 processus communaux standard, dossier vorlagen/ ou Processus → Import) et l’adapter.

3.1a Étapes du processus sous forme de tableau et vue Turtle

Tout le monde ne souhaite pas dessiner un diagramme. L’onglet « Étapes » présente le déroulement sous forme de tableau numéroté : pour chaque étape, ce qu’il faut faire (description), ce qui en résulte (résultat), la fonction responsable, les moyens auxiliaires nécessaires et le document du classement qui s’y rapporte – l’instruction de travail du processus.

• Avec diagramme : les activités apparaissent automatiquement dans l’ordre du déroulement ; le couloir (swimlane) vaut comme responsabilité tant que rien d’autre n’est saisi. Avec « Modifier », vous complétez les indications de chaque étape ; le titre provient du diagramme et s’y renomme.
• Sans diagramme : avec « + Étape », vous saisissez le déroulement à la main et l’ordonnez avec les flèches. « Générer le diagramme à partir des étapes » en construit un diagramme BPMN – avec un couloir par responsabilité si chaque étape en porte une. Une nouvelle version est créée en brouillon, que vous poursuivez dans l’éditeur.

Dès qu’une étape est décrite, le tableau apparaît aussi dans le rapport Word et dans le portail public des processus (sans lien vers le classement).

La vue Turtle au bas de l’aperçu montre le processus tel qu’un audit ISO 9001 l’attend : input (ce qui entre), output (ce qui sort), qui (rôles), avec quoi (systèmes informatiques), comment (documents, directives), risques et comment mesurer (indicateurs). Seuls l’input et l’output sont des champs propres (Aperçu → Modifier) ; tout le reste provient des données saisies. La vue figure aussi dans le rapport Word.

3.2 Rôles (RACI), indicateurs, coûts

• Rôles : qui est responsable (A), qui exécute (R), qui est consulté (C), qui est informé (I) ? L’analyse en déduit la matrice des fonctions.
• Indicateurs (KPI) : définir des valeurs cibles et saisir des valeurs mesurées ; l’évolution apparaît dans le processus et dans le tableau de bord.
• Temps et coûts : les temps de traitement par activité, le nombre de cas par an et le taux horaire donnent les coûts du processus dans l’analyse.

3.3 Workflow : brouillon → vérification → approbation

Vous soumettez les processus entièrement modélisés à la vérification. L’administration les approuve ou les renvoie avec un commentaire. Les processus approuvés sont visibles dans le portail et reçoivent une date de revue (rappel) qui signale à temps qu’une vérification est due.

3.4 Classement (documents et listes de contrôle)

Le Classement est la gestion documentaire centrale : modèles, aide-mémoire, listes de contrôle et directives – versionnés, avec catégories et recherche en texte intégral.

• Les documents peuvent être liés à des processus et y apparaissent.
• Les listes de contrôle peuvent être « lancées comme tâche » – leurs points deviennent une liste de tâches à cocher.
• Une date de vérification par document assure la maîtrise des documents : les documents échus sont signalés.

3.5 SCI – Système de contrôle interne

Le SCI de Prozessatlas suit la structure des guides pratiques cantonaux (p. ex. Argovie) et du Contrôle fédéral des finances : environnement de contrôle → processus clés → risques → contrôles → preuve → rapport au conseil. Le rôle Révision voit tout cela, mais ne modifie rien.

Dans le processus (onglet « SCI ») :

• Évaluation SCI – Le processus est-il un processus clé ? Trois critères de 1 à 3 points chacun (probabilité de survenance, atteinte à l’image, dommage financier) donnent la priorité 3 à 9 ; le feu répond à la question « Maîtrisons-nous le processus avec ses contrôles ? », la justification rend la classification traçable pour la commission de gestion et l’organe de révision.
• Risques – Catégorie, évaluation brute (probabilité × impact), stratégie de risque (éviter, réduire, transférer, assumer – « assumer » avec justification ; ces risques ne comptent pas comme lacune), propriétaire du risque, indicateurs précoces et date de la prochaine évaluation. Une fois les contrôles mis en place, vous évaluez le risque net ; chaque évaluation est consignée (« Historique » avec tendance).
• Contrôles – Outre le type, la fréquence (jusqu’à « hebdomadaire » et « sur événement ») et les responsables, le mandat de contrôle : que faut-il faire, indicateur de réussite, preuve attendue, lieu de classement, mode d’exécution (manuel, assisté par informatique, automatique), suppléance et documents liés du Classement. Les contrôles peuvent être modifiés après coup ; toutes les modifications figurent dans l’historique.

La page SCI est organisée en six onglets :

• Vue d’ensemble – Indicateurs, degré de maturité du SCI (cinq niveaux selon le CDF, avec les prochaines étapes), « Que faut-il faire ? », matrice des risques 5×5 (brut/net) et les principaux risques nets.
• Risques – Tous les risques de processus selon le score net et le registre des risques à l’échelle de l’organisation.
• Contrôles – Plan de contrôle avec les échéances, contrôles à l’échelle de l’organisation (avec exécution et preuve comme dans le processus), plan annuel et modèles de contrôles.
• Environnement de contrôle – Inventaire des bases (règlements, directives, diagramme des fonctions, règlement des signatures, droits d’accès informatiques …) avec feu, compétence, rythme de vérification et lien vers le Classement ; catalogue pour commune ou entreprise à reprendre. Les vérifications échues sont rappelées aux personnes compétentes.
• Processus clés – Tous les processus désignés comme pertinents pour le SCI, par priorité, avec état des contrôles et feu ; catalogue de processus clés typiques avec contrôles recommandés, à reprendre d’un clic dans un processus.
• Preuve – Taux d’efficacité, de justificatifs et de double contrôle, lacunes dans la couverture SCI, le rapport annuel au conseil (organe, décision, huit questions, téléversement du procès-verbal, rapport Word ; dès novembre, Prozessatlas rappelle le point à l’ordre du jour), la tolérance au risque (à partir de quel score un risque est moyen ou élevé ; définie par l’administration) ainsi que les exports (rapport SCI en Word, risques et contrôles en CSV).

Lors de la saisie d’une exécution avec le résultat « inefficace » ou « non exécuté », Prozessatlas génère automatiquement une tâche de mesure.

Double contrôle : la personne qui saisit une exécution peut indiquer une autre personne comme vérificatrice – la vérification n’est alors que demandée et apparaît comme « en attente ». Ce n’est que lorsque cette personne reçoit la notification et clique elle-même sur « Confirmer la vérification » dans la preuve que la mention est valable (avec date et entrée d’audit) ; même les administratrices et administrateurs ne peuvent pas effectuer la confirmation à sa place.

3.6 Analyse et rapports

L’analyse met en évidence les points faibles (rôles, KPI ou risques manquants), la matrice des fonctions, les coûts des processus et les évaluations SCI. Exports : rapport de processus (Word), manuel d’organisation avec tous les processus approuvés (Word), rapport SCI (Word), évaluations CSV.

3.7 QM – Signalements (PAC)

La page QM regroupe les preuves exigées par un audit ISO 9001 (actions, audits internes, revue de direction) et, dans l’onglet « Signalements », le canal de tous les collaborateurs (aussi les lecteurs) : proposition d’amélioration, incident/erreur, réclamation ou autre, avec description, proposition de solution, processus ou domaine concerné et une photo ou un fichier (directement depuis l’appareil photo du smartphone). Qui le souhaite signale anonymement – aucune personne n’est alors enregistrée, pas même dans le journal d’audit, et il n’y a pas de retour sur l’état. Chaque signalement passe par reçu → évalué (priorité, personne responsable) → en cours → clôturé (avec efficacité) ou rejeté ; les rôles de gestion évaluent et attribuent, la personne responsable met l’état à jour, toutes les personnes concernées commentent dans l’historique. Sont informés la responsabilité du processus (sinon l’administration), la personne attribuée et – à chaque changement d’état – l’auteur du signalement. Ce qui demande plus qu’une correction rapide devient une action avec « Transformer en action » (source selon le type, référence « Signalement Q-… »). « Saisir un signalement » figure aussi dans le menu « Plus » de chaque processus ; les signalements qui me sont attribués apparaissent dans le tableau de bord sous « Pour moi ». Évaluation par type et état avec délai moyen de traitement et export CSV pour l’audit et la revue de direction (PAC, ISO 9001 ch. 10.3).

4. Pour l’administration

4.1 Approuver les processus

Vérifier les processus soumis, puis les approuver ou les renvoyer avec un commentaire. Lors de l’approbation, vous pouvez demander des prises de connaissance – les personnes concernées confirment alors avoir lu la nouvelle version.

4.2 Gestion des utilisateurs

Administration → Utilisateurs : créer des comptes, attribuer un rôle et une unité organisationnelle, modifier le nom d’affichage, désactiver des comptes, réinitialiser des mots de passe et réinitialiser l’authentification à deux facteurs (« Réinitialisation 2FA », p. ex. en cas de perte du téléphone). Pour les comptes Microsoft (Entra ID), le mot de passe et l’authentification multifacteur sont gérés chez Microsoft.

Autorisations sur les processus (Accès). Par défaut, toutes les personnes connectées voient tous les processus ; les éditeurs ne modifient que ceux de leur propre domaine. Via « Actions → Accès » (ou la case à cocher lors de la création), la vue d’une personne peut être restreinte à son propre domaine : un collaborateur des finances ne voit alors plus que les processus financiers (sous-niveaux inclus), les processus auxquels les finances participent via un couloir, ainsi que les processus sans domaine – dans la liste, la carte, le tableau de bord, la recherche, les analyses, la vue de direction, les normes, les systèmes informatiques, le classement, les tâches et les exports. On peut en plus débloquer d’autres domaines (agissent comme un second domaine propre) et des processus individuels – en lecture seule ou avec le droit « Modifier » (les éditeurs modélisent, les approbateurs approuvent). Les comptes d’administration ne sont jamais restreints. Les nouveaux comptes issus de la connexion Microsoft (Entra ID) démarrent en mode restreint. Le paramètre d’accès fait partie du droit d’accès aux données (LPD).

Processus à plusieurs domaines. Un processus a un domaine responsable et peut avoir autant de domaines supplémentaires que nécessaire (détail du processus → Description → Modifier → « Domaines supplémentaires »). Ils sont équivalents : leurs éditeurs tiennent le processus à jour, leurs approbateurs l’approuvent, leurs collaborateurs le voient et confirment la prise de connaissance. Un processus sans aucun domaine est un processus d’organisation, visible pour tous.

4.3 Unités organisationnelles

Les unités organisationnelles reflètent la structure de votre organisation sur autant de niveaux que nécessaire (p. ex. service → domaine → équipe, six au maximum) ; elles déterminent la carte des processus et les droits d’édition : qui est rattaché à une unité peut gérer les processus de tous les niveaux inférieurs.

• À la main : Administration → Structure organisationnelle affiche l’arborescence en retrait. Chaque unité peut être renommée, déplacée librement via la sélection «Unité supérieure» (y compris au niveau supérieur) ou supprimée dès qu’elle n’est plus utilisée.
• Depuis un texte : «Reprendre la structure depuis un texte ou un PDF» ouvre un champ pour une structure – une unité par ligne, niveaux inférieurs en retrait (deux espaces, tabulation ou numérotation 1.2).
• Depuis un PDF avec l’IA : si l’assistant IA est configuré, chargez un organigramme ou un règlement d’organisation en PDF ; l’IA reconnaît les unités et leur hiérarchie. Seul le texte du document est transmis à l’IA – n’insérez pas de données personnelles.
• Aperçu et reprise : «Aperçu» montre la comparaison avec la structure existante (nouvelles, déplacées, inchangées, absentes de la structure) ; «Reprendre» crée les unités manquantes et déplace les existantes, sans jamais rien supprimer.

4.4 Sauvegarde et audit

• Backup : Administration → « Télécharger la sauvegarde » génère une copie cohérente de la base de données. Sur le serveur s’exécute en plus une sauvegarde automatique quotidienne.
• Journal d’audit : toutes les actions essentielles (approbations, modifications d’utilisateurs, réinitialisations de mot de passe, événements 2FA) sont consignées de manière traçable.

4.5 Importer le paysage des processus et le registre des risques (import par lots)

Une liste de processus existante (p. ex. une liste maîtresse des processus issue d’Excel) ou une évaluation des risques peut être reprise dans son ensemble : Administration → « Importer le paysage des processus » → sélectionner le fichier d’import JSON. Les processus sont créés au statut « brouillon » – avec la description, la responsabilité, la catégorie (management/clés/soutien) et les domaines concernés comme couloirs (swimlanes) dans l’ossature du diagramme. Les risques sont repris comme risques à l’échelle de l’organisation dans le registre des risques SCI – avec évaluation brute et nette, catégorie, responsabilité et mesures. Les noms déjà existants sont ignorés ; l’import peut donc être répété sans risque. Nous nous chargeons, lors de la mise en place, de la préparation du fichier d’import à partir de vos listes Excel.

Si le fichier d’import contient \"aktualisieren\": true, les processus déjà existants (même nom) ne sont pas ignorés mais complétés : la description, les étapes du processus, les indicateurs, les risques, les rôles (RACI), le groupe de processus principal et l’intervalle de revue sont ajoutés – sans doublons. Les diagrammes modifiés à la main restent intacts ; seules les ossatures d’import inchangées sont remplacées par les étapes de processus fournies.

Processus principaux et propriétaire du processus : le champ gruppe (p. ex. « M1 Conduite administrative ») rattache les sous-processus à un processus principal. La carte des processus affiche alors, pour chaque catégorie, les tuiles des processus principaux avec leurs sous-processus sous forme de puces cliquables (couleur de statut dans le point). Le rôle RACI « A » (responsable) fait office de propriétaire du processus ; il apparaît dans la liste des processus et dans l’en-tête du processus. Un compte utilisateur peut en outre toujours être désigné comme personne formellement responsable.

4.6 Personnalisation de l’instance

Votre instance peut être exploitée avec votre propre logo et votre couleur d’entreprise (page de connexion, navigation). Communiquez-nous votre logo (SVG/PNG) et le code couleur – nous les enregistrons lors de la mise en place.

5. Questions fréquentes

J’ai oublié mon mot de passe. L’administration le réinitialise (compte local) ou vous utilisez la fonction Microsoft « Mot de passe oublié » (Entra ID).

Je ne peux plus me connecter à cause de la 2FA (nouveau téléphone). L’administration effectue une réinitialisation 2FA ; vous reconfigurez ensuite la 2FA dans votre profil.

Où se trouvent nos données ? Exclusivement en Suisse (Infomaniak, centres de données à Genève), strictement séparées par client dans une instance dédiée. Détails : déclaration de protection des données et contrat de sous-traitance (AVV).

Comment obtenir de l’aide ? info@prozessatlas.ch – nous répondons les jours ouvrables dans un délai de 24 heures.