Manuale d’uso

Manuale d’uso

Tutte le funzioni di Prozessatlas – ordinate per ruoli.

Questo manuale è disponibile anche in ogni istanza sotto «Aiuto» e come file Word. Stato: 2026-10-22.

Versione luglio 2026 · Vale per tutte le istanze Prozessatlas (cloud Svizzera)

Il presente manuale illustra tutte le funzioni di Prozessatlas – ordinate per ruoli: prima ciò che tutti utilizzano, poi le funzioni per chi elabora e infine l’amministrazione.

1. Primi passi

1.1 Accesso

Prozessatlas è raggiungibile nel browser all’indirizzo della Sua organizzazione, ad es. https://la-sua-organizzazione.prozessatlas.ch. Vi sono due modalità di accesso:

• Conto locale: nome utente e password che Le sono stati consegnati dall’amministrazione. Al primo login si raccomanda di cambiare subito la password (Profilo → Cambiare la password).
• Microsoft (Entra ID): se la Sua organizzazione ha attivato l’accesso Microsoft, utilizzi il pulsante «Accedere con Microsoft» – vale il Suo consueto conto d’ufficio, incluse le regole di sicurezza della Sua informatica.

1.2 Autenticazione a due fattori (2FA)

I conti locali possono essere protetti con un secondo fattore:

1. Profilo → «Autenticazione a due fattori» → Configurare la 2FA.
2. Registrare la chiave visualizzata in un’app di autenticazione (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy …).
3. Confermare il codice a 6 cifre dell’app – fatto.

Da quel momento l’accesso richiede, oltre alla password, il codice attuale. In caso di telefono smarrito l’amministrazione ripristina la 2FA (Amministrazione → Utenti → «Reset 2FA»).

1.2a Notifiche push sullo smartphone

Come app installata, Prozessatlas si fa sentire anche a browser chiuso: assegnazioni, approvazioni, scadenze e segnalazioni appaiono come notifica push. Configurazione in Profilo → Notifiche push (app): attivare la casella, confermare la domanda del browser «Consentire le notifiche?», verificare con «Invia messaggio di prova». L’abbonamento vale per dispositivo; su iPhone funziona da iOS 16.4 e solo nell’app aggiunta alla schermata Home, su Android in Chrome, sul computer in Chrome o Edge. Si può disattivare in qualsiasi momento nello stesso punto. Campanella ed e-mail continuano a funzionare.

1.3 Ruoli

2. Funzioni per tutti

2.1 Dashboard

La pagina iniziale mostra indicatori (processi per stato, compiti aperti, revisioni scadute), «I miei compiti», «I miei controlli SCI» e le ultime attività. Il pannello dei primi passi accompagna le nuove istanze.

2.1a Spiegazioni delle pagine e glossario

Ogni pagina estesa (cruscotto, archivio, analisi, SCI, norme, amministrazione) ha in alto una spiegazione espandibile «Come funziona questa pagina?». I termini tecnici come RACI, rischio lordo/netto o principio dei quattro occhi sono sottolineati a punti: un clic apre una breve spiegazione con link al glossario (navigazione «Aiuto»). SCI, analisi e amministrazione sono organizzati in schede.

2.2 Mappa dei processi e processi

La mappa dei processi ordina tutti i processi secondo processi di management, processi chiave e processi di supporto, raggruppati per unità organizzativa. La mappa può inoltre essere strutturata per unità organizzativa, per capitolo ISO 9001 (dalla mappatura delle norme) o per funzione principale MCA2 – l’amministrazione stabilisce in Impostazioni → Mappa dei processi quali pulsanti sono offerti e quale vista appare all’apertura. Con un clic si apre il processo con diagramma BPMN, descrizione, ruoli (RACI), indicatori, rischi, documenti e collegamenti ad altri processi.

2.3 Compiti

Sotto Compiti trova tutti i lavori a Lei assegnati – anche le liste di controllo avviate dall’Archivio e le misure SCI generate automaticamente. I compiti hanno scadenza, punti di controllo e commenti; i compiti ricorrenti (ad es. controlli mensili) generano automaticamente la scadenza successiva una volta svolti.

2.4 Abbonarsi al calendario

Profilo → «Abbonarsi al calendario»: registrare l’indirizzo visualizzato come abbonamento in Outlook, Apple Calendar o Google Calendar – i compiti in scadenza, i controlli SCI e le revisioni dei processi appariranno poi automaticamente nel Suo calendario. L’indirizzo è segreto; con «Rinnovare l’URL» rende non validi i vecchi abbonamenti.

2.5 Portale pubblico dei processi

Se attivato, il portale (/portal) mostra i processi approvati senza accesso – ad es. per le cittadine e i cittadini o come opera di consultazione interna su schermi informativi.

3. Per chi elabora (ruolo «Elaborazione»)

3.1 Creare e modellare un processo

Processi → Nuovo processo: registrare chiave (ad es. BAU-01), nome, categoria e unità organizzativa. Nel processo la scheda «Diagramma» apre l’editor BPMN (tavolozza dei simboli a sinistra, proprietà a destra). Il salvataggio è versionato – le versioni precedenti restano tracciabili.

Invece di partire da zero, può importare un modello dalla biblioteca dei modelli (12 processi comunali standard, cartella vorlagen/ oppure Processi → Importazione) e adattarlo.

3.1a Fasi del processo come tabella e vista Turtle

Non tutti vogliono disegnare un diagramma. La scheda «Fasi» mostra lo svolgimento come tabella numerata: per ogni fase, cosa va fatto (descrizione), cosa ne risulta (risultato), quale funzione è responsabile, quali strumenti ausiliari servono e quale documento dell’archivio vi appartiene – l’istruzione di lavoro del processo.

• Con diagramma: le attività appaiono automaticamente in ordine di svolgimento; la corsia (swimlane) vale come responsabilità finché non viene registrato altro. Con «Modifica» integra le indicazioni di ogni fase; il titolo proviene dal diagramma e si rinomina lì.
• Senza diagramma: con «+ Fase» registra lo svolgimento a mano e lo ordina con le frecce. «Genera il diagramma dalle fasi» ne costruisce un diagramma BPMN – con una corsia per responsabilità se ogni fase ne ha una. Nasce una nuova versione in bozza, da proseguire nell’editor.

Appena una fase è descritta, la tabella appare anche nel rapporto Word e nel portale pubblico dei processi (senza riferimento all’archivio).

La vista Turtle in fondo alla panoramica mostra il processo come lo attende un audit ISO 9001: input (cosa entra), output (cosa esce), chi (ruoli), con cosa (sistemi informatici), come (documenti, direttive), rischi e come misurare (indicatori). Solo input e output sono campi propri (Panoramica → Modifica); tutto il resto nasce dai dati registrati. La vista è presente anche nel rapporto Word.

3.2 Ruoli (RACI), indicatori, costi

• Ruoli: chi è responsabile (A), chi esegue (R), chi viene consultato (C), chi viene informato (I)? L’analisi ne ricava la matrice delle funzioni.
• Indicatori (KPI): definire valori obiettivo e registrare valori misurati; l’andamento appare nel processo e nel dashboard.
• Tempi e costi: i tempi di elaborazione per attività, il numero di casi all’anno e la tariffa oraria danno i costi di processo nell’analisi.

3.3 Flusso di lavoro: bozza → verifica → approvazione

I processi modellati vengono da Lei inoltrati per la verifica. L’amministrazione approva oppure rinvia con un commento. I processi approvati sono visibili nel portale e ricevono una data di revisione (richiamo) che ricorda per tempo la verifica.

3.4 Archivio (documenti e liste di controllo)

L’Archivio è la gestione centrale dei documenti: modelli, promemoria, liste di controllo e direttive – versionati, con categorie e ricerca a testo integrale.

• I documenti possono essere collegati ai processi e vi appaiono.
• Le liste di controllo possono essere «avviate come compito» – i punti diventano una lista di compiti da spuntare.
• Una data di verifica per ogni documento garantisce il controllo dei documenti: i documenti in scadenza vengono contrassegnati.

3.5 SCI – Sistema di controllo interno

Il SCI in Prozessatlas segue la struttura delle guide pratiche cantonali (ad es. Argovia) e del Controllo federale delle finanze: ambiente di controllo → processi chiave → rischi → controlli → prova → rapporto al consiglio. Il ruolo Revisione vede tutto questo, ma non modifica nulla.

Nel processo (scheda «SCI»):

• Valutazione SCI – Il processo è un processo chiave? Tre criteri da 1 a 3 punti ciascuno (probabilità di accadimento, danno d’immagine, danno finanziario) danno la priorità da 3 a 9; il semaforo risponde alla domanda «Abbiamo il processo con i suoi controlli sotto controllo?», la motivazione rende la classificazione comprensibile per la commissione della gestione e l’ufficio di revisione.
• Rischi – Categoria, valutazione lorda (probabilità × impatto), strategia di rischio (evitare, ridurre, trasferire, assumere – «assumere» con motivazione; questi rischi non contano come lacuna), proprietario del rischio, indicatori precoci e data della prossima valutazione. Dopo aver predisposto i controlli valuta il rischio netto; ogni valutazione viene verbalizzata («Cronologia» con tendenza).
• Controlli – Oltre a tipo, frequenza (fino a «settimanale» e «su evento») e responsabili, il mandato di controllo: cosa va fatto, indicatore del superamento, prova attesa, luogo di archiviazione, modalità di esecuzione (manuale, supportata dall’informatica, automatica), sostituzione e documenti collegati dall’Archivio. I controlli possono essere modificati successivamente; tutte le modifiche finiscono nella cronologia.

La pagina SCI è suddivisa in sei schede:

• Panoramica – Indicatori, grado di maturità del SCI (cinque livelli secondo il CDF, con i prossimi passi), «Cosa c’è da fare?», matrice dei rischi 5×5 (lordo/netto) e i maggiori rischi netti.
• Rischi – Tutti i rischi di processo per score netto e il registro dei rischi a livello di organizzazione.
• Controlli – Piano dei controlli con le scadenze, controlli a livello di organizzazione (con esecuzione e prova come nel processo), piano annuale e modelli di controllo.
• Ambiente di controllo – Inventario delle basi (regolamenti, direttive, diagramma delle funzioni, regolamento delle firme, autorizzazioni informatiche …) con semaforo, competenza, ritmo di verifica e collegamento all’Archivio; catalogo per comune o impresa da riprendere. Le verifiche in scadenza vengono ricordate ai responsabili.
• Processi chiave – Tutti i processi designati come rilevanti per il SCI per priorità, con stato dei controlli e semaforo; catalogo di processi chiave tipici con controlli raccomandati, da riprendere in un processo con un clic.
• Prova – Quota di efficacia, di giustificativi e del doppio controllo, lacune nella copertura SCI, il rapporto annuale al consiglio (organo, decisione, otto domande, caricamento del verbale, rapporto Word; da novembre Prozessatlas ricorda il punto all’ordine del giorno), la tolleranza al rischio (a partire da quale score un rischio è medio o alto; la imposta l’amministrazione) nonché le esportazioni (rapporto SCI come Word, rischi e controlli come CSV).

Se un’esecuzione viene registrata con esito «non efficace» o «non eseguito», Prozessatlas genera automaticamente un compito di misura.

Doppio controllo: chi registra un’esecuzione può indicare un’altra persona come verificatrice – la verifica è così soltanto richiesta e appare come «in sospeso». Solo quando questa persona riceve la notifica e clicca personalmente su «Confermare la verifica» nella prova, l’annotazione è valida (con data e voce di audit); nemmeno le amministratrici e gli amministratori possono effettuare la conferma al suo posto.

3.6 Analisi e rapporti

L’Analisi fornisce i punti deboli (ruoli, KPI, rischi mancanti), la matrice delle funzioni, i costi di processo e le valutazioni SCI. Esportazioni: rapporto di processo (Word), manuale d’organizzazione con tutti i processi approvati (Word), rapporto SCI (Word), valutazioni CSV.

3.7 QM – Segnalazioni (PMC)

La pagina QM raccoglie le prove richieste da un audit ISO 9001 (azioni, audit interni, riesame della direzione) e, nella scheda «Segnalazioni», il canale per tutti i collaboratori (anche i lettori): proposta di miglioramento, incidente/errore, reclamo o altro, con descrizione, proposta di soluzione, processo o settore interessato e una foto o un file (direttamente dalla fotocamera dello smartphone). Chi lo desidera segnala in forma anonima – in tal caso non viene salvata alcuna persona, neppure nel protocollo di audit, e non c’è riscontro sullo stato. Ogni segnalazione passa per ricevuta → valutata (priorità, persona responsabile) → in attuazione → chiusa (con efficacia) o respinta; i ruoli di gestione valutano e assegnano, la persona responsabile aggiorna lo stato, tutti i coinvolti commentano nella cronologia. Vengono informati la responsabilità del processo (altrimenti l’amministrazione), la persona assegnata e – a ogni cambio di stato – chi ha segnalato. Ciò che richiede più di una correzione rapida diventa un’azione con «Trasforma in azione» (fonte secondo il tipo, riferimento «Segnalazione Q-…»). «Registra una segnalazione» è disponibile anche nel menu «Altro» di ogni processo; le segnalazioni assegnate a me appaiono nel dashboard sotto «Per me». Valutazione per tipo e stato con tempo medio di evasione ed esportazione CSV per audit e riesame della direzione (PMC, ISO 9001 cap. 10.3).

4. Per l’amministrazione

4.1 Approvare i processi

Verificare i processi inoltrati e approvarli oppure rinviarli con un commento. All’approvazione può richiedere prese d’atto – le persone interessate confermano quindi di aver letto la nuova versione.

4.2 Gestione degli utenti

Amministrazione → Utenti: creare conti, assegnare ruolo e unità organizzativa, modificare il nome visualizzato, disattivare conti, ripristinare password e ripristinare l’autenticazione a due fattori («Reset 2FA», ad es. in caso di telefono smarrito). I conti Microsoft (Entra ID) gestiscono password e autenticazione a più fattori presso Microsoft.

Autorizzazioni sui processi (Accesso). Di norma tutte le persone registrate vedono tutti i processi; chi modella può modificare solo quelli del proprio settore. Tramite «Azioni → Accesso» (o la casella al momento della creazione) la vista di una persona può essere limitata al proprio settore: un collaboratore delle finanze vede allora solo i processi finanziari (sottolivelli inclusi), i processi a cui le finanze partecipano tramite una corsia e i processi senza settore – nell’elenco, nella mappa, nel cruscotto, nella ricerca, nelle analisi, nella vista direzionale, nelle norme, nei sistemi IT, nell’archivio, nei compiti e nelle esportazioni. Inoltre si possono abilitare altri settori (agiscono come un secondo settore proprio) e singoli processi – in sola lettura o con il diritto «Modifica» (chi modella può modellarli, chi approva può approvarli). I conti di amministrazione non sono mai limitati. I nuovi conti dall’accesso Microsoft (Entra ID) partono con accesso limitato. L’impostazione di accesso fa parte dell’informazione sui dati (LPD).

Processi con più settori. Un processo ha un settore responsabile e può avere un numero qualsiasi di settori aggiuntivi (dettaglio del processo → Descrizione → Modifica → «Settori aggiuntivi»). Sono equiparati: chi vi modella cura il processo, chi vi approva lo approva, i collaboratori lo vedono e confermano la presa d’atto. Un processo senza alcun settore è un processo dell’organizzazione, visibile per tutti.

4.3 Unità organizzative

Le unità organizzative riproducono la struttura della Sua organizzazione su tutti i livelli necessari (p. es. dipartimento → settore → team, al massimo sei); governano la mappa dei processi e i diritti di elaborazione: chi è assegnato a un’unità può gestire i processi di tutti i livelli inferiori.

• Manualmente: Amministrazione → Struttura organizzativa mostra l’albero rientrato. Ogni unità può essere rinominata, spostata liberamente tramite la selezione «Unità superiore» (anche al livello superiore) o eliminata quando non è più in uso.
• Da testo: «Riprendere la struttura da testo o PDF» apre un campo per una struttura – un’unità per riga, livelli inferiori rientrati (due spazi, tabulazione o numerazione 1.2).
• Da PDF con l’IA: se l’assistente IA è configurato, caricare un organigramma o un regolamento organizzativo in PDF; l’IA riconosce le unità e la loro gerarchia. All’IA viene trasmesso solo il testo del documento – non inserire dati personali.
• Anteprima e applicazione: «Anteprima» mostra il confronto con la struttura esistente (nuove, spostate, invariate, assenti nella struttura); «Applica» crea le unità mancanti e sposta quelle esistenti, senza mai eliminare nulla.

4.4 Backup dei dati e audit

• Backup: Amministrazione → «Scaricare il backup dei dati» genera una copia coerente della banca dati. Sul server è inoltre attivo un backup automatico giornaliero.
• Giornale di audit: tutte le azioni essenziali (approvazioni, modifiche degli utenti, reset delle password, eventi 2FA) sono protocollate in modo tracciabile.

4.5 Importare il panorama dei processi e il registro dei rischi (importazione in blocco)

Un elenco di processi esistente (ad es. un elenco master dei processi da Excel) o una valutazione dei rischi può essere ripreso nel suo insieme: Amministrazione → «Importare il panorama dei processi» → selezionare il file di importazione JSON. I processi vengono creati nello stato «bozza» – con descrizione, responsabilità, categoria (management/chiave/supporto) e i settori coinvolti come corsie (swimlane) nell’ossatura del diagramma. I rischi confluiscono come rischi a livello dell’organizzazione nel registro dei rischi SCI – con valutazione lorda e netta, categoria, responsabilità e misure. I nomi già esistenti vengono ignorati; l’importazione può quindi essere ripetuta senza rischi. Della preparazione del file di importazione a partire dai Suoi elenchi Excel ci occupiamo noi al momento della configurazione.

Se il file di importazione contiene \"aktualisieren\": true, i processi già esistenti (stesso nome) non vengono ignorati, bensì completati: descrizione, fasi del processo, indicatori, rischi, ruoli (RACI), gruppo del processo principale e intervallo di revisione vengono integrati – senza duplicati. I diagrammi modificati manualmente restano intatti; solo le ossature di importazione non modificate vengono sostituite dalle fasi di processo fornite.

Processi principali e responsabile del processo: tramite il campo gruppe (ad es. «M1 Conduzione amministrativa») i sottoprocessi vengono attribuiti a un processo principale. La mappa dei processi mostra allora, per ogni categoria, i riquadri dei processi principali con i loro sottoprocessi come chip cliccabili (colore dello stato nel punto). Quale responsabile del processo vale il ruolo RACI «A» (responsabile); esso appare nell’elenco dei processi e nell’intestazione del processo. Inoltre può continuare a essere registrato un conto utente quale persona formalmente responsabile.

4.6 Branding dell’istanza

La Sua istanza può funzionare con il Suo logo e il Suo colore aziendale (pagina di accesso, navigazione). Ci comunichi logo (SVG/PNG) e valore del colore – li registriamo entrambi al momento della configurazione.

5. Domande frequenti

Ho dimenticato la password. L’amministrazione la ripristina (conto locale) oppure utilizzi la funzione Microsoft «Password dimenticata» (Entra ID).

Non riesco più ad accedere a causa della 2FA (telefono nuovo). L’amministrazione esegue un reset 2FA; poi configuri di nuovo la 2FA nel profilo.

Dove si trovano i nostri dati? Esclusivamente in Svizzera (Infomaniak, centri di calcolo a Ginevra), per ogni cliente rigorosamente separati in un’istanza propria. Dettagli: dichiarazione sulla protezione dei dati e contratto per il trattamento dei dati su commissione.

Come ottengo aiuto? info@prozessatlas.ch – rispondiamo nei giorni feriali entro 24 ore.