Benutzerhandbuch · Version Juli 2026

Benutzerhandbuch

Alle Funktionen von Prozessatlas – geordnet nach Rollen.

Dieses Handbuch liegt auch in jeder Instanz unter «Hilfe» und als Word-Datei vor. Stand: 2026-10-22.

Dieses Handbuch führt durch alle Funktionen von Prozessatlas – geordnet nach Rollen: zuerst das, was alle nutzen, danach die Funktionen für Bearbeitende und zum Schluss die Administration.

1. Erste Schritte

1.1 Anmeldung

Prozessatlas erreichen Sie im Browser unter der Adresse Ihrer Organisation, z. B. https://ihre-organisation.prozessatlas.ch. Es gibt zwei Wege der Anmeldung:

• Lokales Konto: Benutzername und Passwort, die Ihnen die Administration ausgehändigt hat. Beim ersten Login empfiehlt sich sofort ein Passwortwechsel (Profil → Passwort ändern).
• Microsoft (Entra ID): Wenn Ihre Organisation die Microsoft-Anmeldung aktiviert hat, nutzen Sie den Knopf «Mit Microsoft anmelden» – es gilt Ihr gewohntes Büro-Konto inklusive der Sicherheitsregeln Ihrer IT.

1.2 Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Lokale Konten können mit einem zweiten Faktor geschützt werden:

1. Profil → «Zwei-Faktor-Authentifizierung» → 2FA einrichten.
2. Den angezeigten Schlüssel in einer Authenticator-App hinterlegen (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy …).
3. Den 6-stelligen Code aus der App bestätigen – fertig.

Ab dann verlangt die Anmeldung zusätzlich zum Passwort den aktuellen Code. Bei verlorenem Telefon setzt die Administration die 2FA zurück (Administration → Benutzer → «2FA-Reset»).

1.2a Push-Benachrichtigungen auf dem Smartphone

Als installierte App meldet sich Prozessatlas auch bei geschlossenem Browser: Zuweisungen, Freigaben, Fälligkeiten und Meldungen erscheinen als Push-Benachrichtigung. Einrichten im Profil → Push-Benachrichtigungen (App): Haken setzen, die Browser-Frage «Benachrichtigungen erlauben?» bestätigen, mit «Testmeldung senden» prüfen. Das Abo gilt je Gerät; auf dem iPhone funktioniert es ab iOS 16.4 und nur in der zum Startbildschirm hinzugefügten App, auf Android in Chrome, am Desktop in Chrome oder Edge. Abschalten geht jederzeit am selben Ort. Glocke und E-Mail laufen unverändert weiter.

1.3 Rollen

2. Funktionen für alle

2.1 Dashboard

Die Startseite ist in drei Blöcke gegliedert:

• Für mich – was Sie persönlich zu erledigen haben: eigene Aufgaben, ausstehende Kenntnisnahmen und Ihnen zugewiesene IKS-Kontrollen.
• Handlungsbedarf – wo die Organisation hinschauen muss: Kennzahlen ausserhalb des Zielwerts, fällige Prozess-Überprüfungen, fällige IKS-Kontrollen und offene Kommentare. Die Zahl in der Pille genügt meist; ein Klick auf die Zeile klappt die Tabelle dazu auf.
• Übersicht – Prozesse nach Status (Kategorie und Abteilung aufklappbar), Favoriten, grösste Risiken, Normen-Abdeckung und die letzten Aktivitäten.

Das Erste-Schritte-Panel begleitet neue Instanzen.

2.1a Seitenerklärungen und Glossar

Jede Seite (Dashboard, Prozesslandkarte, Prozesse, Prozessdetail, Aufgaben, Ablage, Analyse, Führung, IKS, Normen, Administration, Profil) hat oben eine aufklappbare Erklärung «Wie funktioniert diese Seite?» – zwei, drei Sätze in einfacher Sprache mit den nächsten Schritten.

Fachbegriffe wie RACI, Brutto-/Netto-Risiko oder Vier-Augen-Prinzip sind im Text gepunktet unterstrichen: Ein Klick öffnet eine Kurz-Erklärung mit Link ins Glossar (Navigation «Hilfe» → «Glossar – Begriffe erklärt»). Das Glossar ist durchsuchbar, dreisprachig und nennt zu jedem Begriff, wo er im Prozessatlas vorkommt.

2.2 Prozesslandkarte und Prozesse

Die Prozesslandkarte ordnet alle Prozesse nach Management-, Kern- und Unterstützungsprozessen, gruppiert nach Organisationseinheit. Daneben kann die Karte nach Organisationseinheit, nach ISO-9001-Kapitel (aus dem Normen-Mapping) oder nach HRM2-Hauptfunktion gegliedert werden – welche dieser Umschalter die Landkarte anbietet und welche Ansicht beim Öffnen gilt, legt die Administration unter Einstellungen → Prozesslandkarte fest. Ein Klick öffnet den Prozess. Die Prozessseite hat sieben Reiter: Übersicht (Beschreibung, Rollen, Kennzahlen, IT-Systeme, Verknüpfungen, Dokumente – Eingabeformulare erscheinen erst über «+ …»), Diagramm, Aufgaben, IKS (Risiken und Kontrollen), Kommentare, Analyse (Zeiten & Kosten, Überschneidungen) und Historie (Versionen, Verlauf). Der Prozess zeigt BPMN-Diagramm, Beschreibung, Rollen (RACI), Kennzahlen, Risiken, Dokumenten und Verknüpfungen zu anderen Prozessen.

Über «Als SVG», «Als PNG» und «Drucken / PDF» lässt sich die Landkarte als Grafik oder Poster (A3 quer) für Gemeinderat, Website und Audits exportieren. Im Reiter «Diagramm» eines Prozesses – und im öffentlichen Portal – liefern «Diagramm als SVG» und «Diagramm als PNG» das BPMN-Diagramm als Bilddatei (<Kürzel>-v<Version>.svg/png).

2.3 Aufgaben

Unter Aufgaben finden Sie alle Ihnen zugewiesenen Arbeiten – auch Checklisten, die aus der Ablage gestartet wurden, und automatisch erzeugte IKS-Massnahmen. Aufgaben haben Fälligkeit, Checkpunkte und Kommentare; wiederkehrende Aufgaben (z. B. monatliche Kontrollen) erzeugen nach dem Erledigen automatisch den nächsten Termin.

2.4 Kalender abonnieren

Profil → «Kalender abonnieren»: Die angezeigte Adresse in Outlook, Apple- oder Google-Kalender als Abonnement eintragen – fällige Aufgaben, IKS-Kontrollen und Prozess-Reviews erscheinen dann automatisch in Ihrem Kalender. Die Adresse ist geheim; über «URL erneuern» machen Sie alte Abos ungültig.

2.5 Öffentliches Prozessportal

Falls aktiviert, zeigt das Portal (/portal) freigegebene Prozesse ohne Anmeldung – z. B. für Einwohnerinnen und Einwohner oder als internes Nachschlagewerk auf Infobildschirmen. Neue Instanzen starten mit ausgeschaltetem Portal; der Betreiber schaltet es auf Wunsch frei. Einzelne Prozesse (z. B. interne Abläufe) lassen sich in der Prozess-Übersicht unter Bearbeiten vom Portal ausnehmen.

Rückmeldung «Fehler melden». Unter jedem Portal-Prozess können Leserinnen und Leser ohne Anmeldung eine Rückmeldung hinterlassen (veraltete Angabe, fehlender Schritt, Frage), optional mit Name und E-Mail. Daraus entsteht eine Aufgabe bei der Prozessverantwortung (sonst bei der Administration) mit Benachrichtigung; die Rückmeldung bleibt nachvollziehbar gespeichert. Ein verstecktes Feld und eine Begrenzung auf fünf Rückmeldungen pro Stunde und Absender halten Spam fern.

Textfassung der Abläufe. Das BPMN-Diagramm ist eine Grafik; darunter zeigt der aufklappbare Abschnitt «Ablauf als Text» alle Aktivitäten in der Reihenfolge des Diagramms, gruppiert nach Zuständigkeit (Lane). Damit ist jeder publizierte Prozess auch mit Screenreader oder ohne Grafik lesbar (WCAG 1.1.1, eCH-0059). Die Textfassung folgt der gewählten Portalsprache.

Erklärung zur Barrierefreiheit. Unter /barrierefreiheit (verlinkt auf der Anmeldeseite und im Portal-Fuss, in Deutsch/Französisch/Italienisch) steht die Erklärung nach eCH-0059: Geltungsbereich, Stand der Vereinbarkeit («teilweise konform mit WCAG 2.1 AA»), bekannte Einschränkungen (Diagramme als Grafik, PDF-Berichte ohne Tag-Struktur, Drag-and-drop im Aufgabenboard mit Statusauswahl als Tastatur-Alternative), Prüfmethode (automatisierte axe-core-Tests in der Continuous Integration) und Kontakt für Rückmeldungen.

3. Für Bearbeitende (Rolle «Bearbeitung»)

3.1 Prozess anlegen und modellieren

Prozesse → Neuer Prozess: Schlüssel (z. B. BAU-01), Name, Kategorie und Organisationseinheit erfassen. Im Prozess öffnet der Reiter «Diagramm» den BPMN-Editor (Symbolpalette links, Eigenschaften rechts). Gespeichert wird versioniert – ältere Versionen bleiben nachvollziehbar.

Statt bei null zu beginnen, können Sie eine Vorlage aus der Vorlagenbibliothek importieren (12 Standard-Gemeindeprozesse, Ordner vorlagen/ bzw. Prozesse → Import) und anpassen.

KI-Vorschläge: In der Prozess-Übersicht holt «✨ KI-Vorschläge» konkrete Verbesserungen zum bestehenden Prozess – fehlende Schritte, nicht erfasste Risiken, sinnvolle IKS-Kontrollen, Kennzahlen oder Vorlagen. Jeder Vorschlag lässt sich mit einem Klick als Aufgabe am Prozess anlegen (Label «KI») und geht dann den normalen Weg. Übermittelt werden nur Name, Beschreibung und die Aktivitäts- und Lane-Namen des Diagramms; Verarbeitung in der Schweiz.

3.1a Prozessschritte als Tabelle und Turtle-Sicht

Nicht alle wollen ein Diagramm zeichnen. Der Reiter «Schritte» zeigt den Ablauf als nummerierte Tabelle: je Schritt, was zu tun ist (Beschreibung), was danach vorliegt (Ergebnis), welche Funktion zuständig ist, welche Hilfsmittel es braucht und welches Dokument aus der Ablage dazugehört – die Arbeitsanweisung zum Prozess.

• Mit Diagramm: Die Aktivitäten erscheinen automatisch in Ablauf-Reihenfolge; die Swimlane gilt als Verantwortung, solange nichts anderes erfasst ist. Mit «Bearbeiten» ergänzen Sie die Angaben je Schritt; der Titel stammt aus dem Diagramm und wird dort umbenannt.
• Ohne Diagramm: Mit «+ Schritt» erfassen Sie den Ablauf von Hand und ordnen ihn mit den Pfeilen. «Diagramm aus Schritten erzeugen» baut daraus ein BPMN-Diagramm – mit einer Swimlane je Verantwortung, wenn jeder Schritt eine trägt. Es entsteht eine neue Version im Entwurf, die Sie im Editor weiterbearbeiten.

Sobald ein Schritt beschrieben ist, erscheint die Tabelle auch im Word-Bericht und im öffentlichen Prozessportal (ohne Ablage-Bezug).

Die Turtle-Sicht unten in der Übersicht zeigt den Prozess so, wie ihn ein ISO-9001-Audit erwartet: Input (was kommt hinein), Output (was geht hinaus), Wer (Rollen), Womit (IT-Systeme), Wie (Dokumente, Weisungen), Risiken und Womit messen (Kennzahlen). Nur Input und Output sind eigene Felder (Übersicht → Bearbeiten); alles andere entsteht aus den erfassten Daten. Die Sicht steht auch im Word-Bericht.

3.2 Rollen (RACI), Kennzahlen, Kosten

• Rollen: Wer ist verantwortlich (A), führt aus (R), wird konsultiert (C), wird informiert (I)? Die Analyse zeigt daraus die Funktionen-Matrix.
• Kennzahlen (KPI): Zielwerte definieren und Messwerte erfassen; der Verlauf erscheint im Prozess und im Dashboard.
• Zeiten & Kosten: Bearbeitungszeiten je Aktivität, Fallzahl pro Jahr und Stundensatz ergeben die Prozesskosten in der Analyse.

3.3 Workflow: Entwurf → Prüfung → Freigabe

Fertig modellierte Prozesse reichen Sie zur Prüfung ein. Die Administration gibt frei oder weist mit Kommentar zurück. Freigegebene Prozesse sind im Portal sichtbar und erhalten ein Review-Datum (Wiedervorlage), das rechtzeitig an die Überprüfung erinnert.

3.4 Ablage (Dokumente und Checklisten)

Die Ablage ist die zentrale Dokumentenverwaltung: Vorlagen, Merkblätter, Checklisten und Weisungen – versioniert, mit Kategorien und Volltextsuche.

• Dokumente können mit Prozessen verknüpft werden und erscheinen dort.
• Checklisten lassen sich «als Aufgabe starten» – die Punkte werden zur abhakbaren Aufgabenliste.
• Ein Überprüfungsdatum je Dokument sorgt für Dokumentenlenkung: fällige Dokumente werden markiert.

3.5 IKS – Internes Kontrollsystem

Das IKS in Prozessatlas folgt dem Aufbau der kantonalen Praxisleitfäden (z. B. Aargau) und der Eidgenössischen Finanzkontrolle: Kontrollumfeld → Schlüsselprozesse → Risiken → Kontrollen → Nachweis → Berichterstattung an den Rat. Die Rolle Revision sieht alles davon, ändert aber nichts.

Am Prozess (Reiter «IKS»):

• IKS-Beurteilung – Ist der Prozess ein Schlüsselprozess? Drei Kriterien zu je 1–3 Punkten (Eintrittswahrscheinlichkeit, Imageschaden, finanzieller Schaden) ergeben die Priorität 3–9; die Ampel beantwortet «Haben wir den Prozess mit seinen Kontrollen im Griff?», die Begründung macht die Einstufung für GPK und Revisionsstelle nachvollziehbar.
• Risiken – Kategorie, Brutto-Einschätzung (Wahrscheinlichkeit × Auswirkung), Risikostrategie (vermeiden, vermindern, überwälzen, tragen – «tragen» mit Begründung; solche Risiken zählen nicht als Lücke), Risikoeigner, Frühindikatoren und Datum der nächsten Beurteilung. Nach eingerichteten Kontrollen beurteilen Sie das Netto-Risiko; jede Beurteilung wird protokolliert («Historie» mit Trend).
• Kontrollen – neben Art, Frequenz (bis hin zu «wöchentlich» und «bei Ereignis») und Verantwortlichen der Kontrollauftrag: Was ist zu tun, Indikator für das Bestehen, erwarteter Nachweis, Ablageort, Durchführungsart (manuell, IT-gestützt, automatisch), Stellvertretung und verknüpfte Dokumente aus der Ablage. Kontrollen lassen sich nachträglich bearbeiten; alle Änderungen landen im Verlauf.

Die Seite IKS ist in sechs Reiter gegliedert:

• Übersicht – Kennzahlen, IKS-Reifegrad (fünf Stufen nach EFK mit den nächsten Schritten), «Was ist zu tun?», 5×5-Risikomatrix (Brutto/Netto) und die grössten Netto-Risiken.
• Risiken – alle Prozessrisiken nach Netto-Score und das organisationsweite Risikoregister.
• Kontrollen – Kontrollplan mit Fälligkeiten, organisationsweite Kontrollen (mit Durchführung und Nachweis wie am Prozess), Jahresplan und Kontroll-Vorlagen.
• Kontrollumfeld – Inventar der Grundlagen (Reglemente, Weisungen, Funktionendiagramm, Unterschriftenregelung, IT-Berechtigungen …) mit Ampel, Zuständigkeit, Überprüfungsrhythmus und Verknüpfung zur Ablage; Katalog für Gemeinde bzw. Unternehmen zum Übernehmen. Fällige Überprüfungen erinnern die Zuständigen.
• Schlüsselprozesse – alle als IKS-relevant bezeichneten Prozesse nach Priorität, mit Kontrollstand und Ampel; Katalog typischer Schlüsselprozesse mit empfohlenen Kontrollen, die sich per Klick an einen Prozess übernehmen lassen.
• Nachweis – Wirksam-, Beleg- und Vier-Augen-Quote, Lücken in der IKS-Abdeckung, der Jahresbericht an den Rat (Organ, Beschluss, acht Fragen, Protokoll-Upload, Word-Bericht; ab November erinnert Prozessatlas an das Traktandum), die Risikotoleranz (ab welchem Score ein Risiko mittel bzw. hoch ist; setzt die Administration) sowie die Exporte (IKS-Bericht als Word, Risiken und Kontrollen als CSV).

Beim Erfassen einer Durchführung mit Ergebnis «nicht wirksam» oder «nicht durchgeführt» erzeugt Prozessatlas automatisch eine Massnahme: bei aktivem QM-Modul im Massnahmen-Register (Quelle «Kontrolle», mit Bezug zur Kontrolle), sonst als Aufgabe mit Label «IKS». Kennzahlen und IKS-Bericht zählen beide.

Vier-Augen-Prüfung: Wer eine Durchführung erfasst, kann eine andere Person als prüfende Person angeben – damit ist die Prüfung nur angefordert und erscheint als «ausstehend». Erst wenn diese Person die Benachrichtigung erhält und im Nachweis selbst auf «Prüfung bestätigen» klickt, gilt der Vermerk (mit Datum und Audit-Eintrag); auch Administratorinnen können die Bestätigung nicht stellvertretend vornehmen.

3.6 Analyse und Berichte

Die Analyse ist in Reiter gegliedert: Überschneidungen, Prozessreife (fehlende Rollen, KPIs, Risiken), Kosten, Funktionen (RACI) und IT-Systeme – jeder Reiter beginnt mit einem Satz, was die Auswertung zeigt. Exporte: Prozessbericht (Word), Organisationshandbuch mit allen freigegebenen Prozessen (Word), IKS-Bericht (Word), CSV-Auswertungen.

3.7 QM – Massnahmen, Meldungen, Audits, Managementreview (ISO 9001)

Die Seite QM bündelt die Nachweise, die ein ISO-9001-Audit (und sinngemäss eine Revision) verlangt, und den Meldekanal für alle Mitarbeitenden. Die Administration kann das Modul unter Einstellungen → Funktionen ein- und ausschalten.

• Massnahmen – das Register der Korrektur- und Verbesserungsmassnahmen. Jede Massnahme hat eine Quelle (Audit, Reklamation, IKS-Kontrolle, Risiko, Managementreview, Verbesserungsvorschlag), eine Ursache, eine verantwortliche Person, eine Frist und einen Status: offen → in Umsetzung → umgesetzt → wirksam (oder nicht wirksam). Die verantwortliche Person führt den Stand selbst nach; die Wirksamkeit beurteilt eine Pflegerolle (Bearbeitung, Freigabe oder Administration) – Vier-Augen-Prinzip. Überfällige Massnahmen sind markiert, «Meine Massnahmen» erscheinen im Dashboard, der CSV-Export ist die Beilage für Auditor und Revision.
• Meldungen – der Kanal für alle Mitarbeitenden (auch Lesende): Verbesserungsvorschlag, Vorfall/Fehler, Reklamation oder Sonstiges mit Beschreibung, Lösungsvorschlag, betroffenem Prozess oder Bereich und einem Foto oder einer Datei (vom Smartphone direkt aus der Kamera). Wer möchte, meldet anonym – dann wird keine Person gespeichert, auch nicht im Audit-Protokoll, und es gibt keine Rückmeldung zum Stand. Jede Meldung durchläuft eingegangen → bewertet (Priorität, zuständige Person) → in Umsetzung → abgeschlossen (mit Wirksamkeit) oder abgelehnt; die Pflegerollen bewerten und weisen zu, die zuständige Person führt den Stand nach, alle Beteiligten kommentieren im Verlauf. Benachrichtigt werden die Prozessverantwortung (sonst die Administration), die zugewiesene Person und – bei jedem Statuswechsel – die meldende Person. Was mehr braucht als eine schnelle Korrektur, wird mit «In Massnahme überführen» zur Massnahme (Quelle nach Art, Bezug «Meldung Q-…»). «Meldung erfassen» steht auch im Mehr-Menü jedes Prozesses; mir zugewiesene Meldungen erscheinen im Dashboard unter «Für mich». Auswertung nach Art und Status mit mittlerer Durchlaufzeit sowie CSV-Export für Audit und Managementreview (KVP, ISO 9001 Kap. 10.3).
• Audits – Auditprogramm mit internen, externen und Lieferantenaudits: Datum, Auditorin, Umfang (auditierte Prozesse), Feststellungen als Hauptabweichung, Nebenabweichung, Hinweis oder positive Feststellung, auf Wunsch mit Bezug zur Norm-Anforderung. Aus jeder Abweichung entsteht mit «Massnahme ableiten» eine verknüpfte Massnahme; der Stand ist am Audit sichtbar.
• Managementreview – «+ Neues Managementreview» hält die Eingaben nach ISO 9001 Kap. 9.3.2 als Momentaufnahme fest (Prozesse und Reife, Kennzahlen im Ziel, Risiken und Kontrollen, Normenabdeckung, Audits mit Abweichungen, Massnahmen, Reklamationen, Rückmeldungen – seit dem letzten abgeschlossenen Review). Die Leitung ergänzt Bewertung und Beschlüsse, legt Beschlüsse als Massnahmen an und schliesst das Review ab – danach ist das Protokoll eingefroren und steht als Word-Dokument bereit. Für Gemeinden ist das der Jahresbericht an den Gemeinderat.

4. Für die Administration

Die Seite Administration ist in sechs Reiter gegliedert: Benutzer, Organisation, Einstellungen (Erscheinungsbild, E-Mail, Entra ID, Zusatzfunktionen, KI), Daten (Speicher, Sicherung, Gesamtexport, Stapel-Import, Migration, Demodaten), Schnittstellen (IT-Systeme, API-Schlüssel, Webhooks) und Protokoll (Audit). Formulare wie «Neuer Benutzer» oder «Neue Einheit» erscheinen erst auf Klick.

REST-API und Webhooks. API-Schlüssel gibt es «nur lesend» oder «lesend und schreibend»; schreibende Schlüssel dürfen Aufgaben anlegen und erledigen sowie Kontroll-Durchführungen erfassen (im Audit mit Vermerk «via API»). Webhooks melden Ereignisse (Freigabe, Aufgaben, Kontrollen, Massnahmen, Portal-Rückmeldungen) signiert an fremde Systeme wie GEVER oder Teams; das Secret wird nur einmal angezeigt, «Test senden» prüft die Verbindung, die letzten Zustellungen sind je Webhook einsehbar. Die Schnittstelle beschreibt sich selbst: OpenAPI-Schema unter /api/v1/openapi.json und lesbare Dokumentation unter /api/v1/docs (Links im Panel). Für KI-Werkzeuge (Claude Code, ChatGPT, Copilot) steht derselbe Funktionsumfang als MCP-Server unter /api/mcp bereit – mit demselben Schlüssel; Lese-Schlüssel erhalten nur lesende Werkzeuge. Details in docs/API.md.

4.1 Prozesse freigeben

Eingereichte Prozesse prüfen und freigeben oder mit Kommentar zurückweisen. Bei der Freigabe können Sie Kenntnisnahmen anfordern – betroffene Personen bestätigen dann, dass sie die neue Version gelesen haben.

4.2 Benutzerverwaltung

Administration → Benutzer: Konten anlegen, Rolle und Organisationseinheit zuweisen, Anzeigename ändern, Konten deaktivieren, Passwörter zurücksetzen und die Zwei-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen («2FA-Reset», z. B. bei verlorenem Telefon). Microsoft-Konten (Entra ID) verwalten Passwort und Mehr-Faktor-Anmeldung bei Microsoft.

Prozess-Berechtigungen (Zugriff). Standardmässig sehen alle Angemeldeten alle Prozesse; bearbeiten dürfen Bearbeitende nur Prozesse ihres eigenen Bereichs. Über «Aktionen → Zugriff» (oder das Häkchen beim Anlegen) lässt sich die Sicht einer Person auf den eigenen Bereich beschränken: Ein Mitarbeiter der Finanzabteilung sieht dann nur noch die Finanzprozesse (inkl. Unterebenen), Prozesse, an denen Finanzen über eine Swimlane beteiligt ist, sowie Prozesse ohne Bereich – in Liste, Landkarte, Dashboard, Suche, Analysen, Führungs-Übersicht, Normen, IT-Systemen, Ablage, Aufgaben und Exporten. Zusätzlich lassen sich weitere Bereiche (wirken wie ein zweiter eigener Bereich) und einzelne Prozesse freischalten – wahlweise nur lesend oder mit dem Recht «Bearbeiten» (Bearbeitende modellieren, Freigebende geben frei). Administrationskonten sind nie eingeschränkt. Neue Konten aus der Microsoft-Anmeldung (Entra ID) starten eingeschränkt. Die Zugriffs- Einstellung ist Teil der Datenauskunft (revDSG).

Prozesse mit mehreren Bereichen. Ein Prozess hat einen federführenden Bereich und kann beliebig viele weitere Bereiche haben (Prozessdetail → Beschreibung → Bearbeiten → «Weitere Bereiche»). Weitere Bereiche sind gleichgestellt: Ihre Bearbeitenden pflegen den Prozess, ihre Freigebenden geben frei, ihre Mitarbeitenden sehen ihn und bestätigen die Kenntnisnahme. Ein Prozess ganz ohne Bereich ist ein Organisationsprozess und für alle sichtbar.

4.3 Organisationseinheiten

Die Organisationseinheiten bilden die Struktur Ihrer Organisation auf beliebig vielen Ebenen ab (z. B. Abteilung → Bereich → Team, höchstens sechs); sie steuern die Prozesslandkarte und die Bearbeitungsrechte: Wer einer Einheit zugeordnet ist, darf die Prozesse aller Unterebenen pflegen.

• Von Hand: Administration → Organisationsstruktur zeigt den Baum eingerückt. Jede Einheit lässt sich umbenennen, über die Auswahl «Übergeordnete Einheit» beliebig verschieben (auch auf die oberste Ebene) oder löschen, sobald sie nicht mehr verwendet wird. Beim Umbenennen werden Benutzer und Prozesse automatisch nachgeführt.
• Aus Text: «Struktur aus Text oder PDF übernehmen» öffnet ein Textfeld für eine Gliederung – eine Einheit pro Zeile, Unterebenen eingerückt (zwei Leerzeichen, Tabulator oder Nummerierung wie 1.2). Auch Textdateien lassen sich laden.
• Aus PDF mit KI: Ist der KI-Assistent konfiguriert, lesen Sie ein Organigramm oder Organisationsreglement als PDF ein; die KI erkennt die Einheiten und ihre Hierarchie und füllt das Textfeld. Ebenso lässt sich ein formloser Text «mit KI strukturieren». Der Text wird lokal aus dem PDF gelesen; an die KI geht nur dieser Text – fügen Sie keine Personendaten ein. Gescannte PDFs ohne Textebene lassen sich nicht auslesen.
• Vorschau und Übernehmen: «Vorschau» zeigt den Abgleich mit der bestehenden Struktur – neu, verschoben, unverändert und welche bestehenden Einheiten in der Gliederung fehlen (sie bleiben erhalten). «Übernehmen» legt fehlende Einheiten an und verschiebt bestehende; gelöscht wird nie. Bestehende Einheiten werden am Namen erkannt, jeder Name kann nur einmal vorkommen.

4.4 Datensicherung und Audit

• Backup: Administration → «Datensicherung herunterladen» erzeugt eine konsistente Kopie der Datenbank. Auf dem Server läuft zusätzlich eine tägliche automatische Sicherung.
• Audit-Protokoll: Alle wesentlichen Aktionen (Freigaben, Benutzer- änderungen, Passwort-Resets, 2FA-Ereignisse) sind nachvollziehbar protokolliert. In der Administration lässt sich das Protokoll nach Zeitraum (von/bis), Aktion, Benutzer und Freitext in den Details filtern; angezeigt werden die neuesten 100 Treffer, die Gesamtzahl steht daneben. «CSV exportieren» lädt alle Treffer des aktuellen Filters als Excel-kompatible CSV-Datei (Spalten Zeitpunkt, Benutzer, Aktion, Objekt, ID, Details) herunter – z. B. für die Revision oder die Datenschutz- beratung. Einträge lassen sich weder ändern noch löschen.

4.5 Prozesslandschaft und Risikoregister importieren (Stapel-Import)

Eine bestehende Prozessliste (z. B. eine Prozessmasterliste aus Excel) oder eine Risikobeurteilung lässt sich als Ganzes übernehmen: Administration → «Prozesslandschaft importieren» → JSON-Importdatei auswählen. Prozesse werden im Status «Entwurf» angelegt – mit Beschreibung, Verantwortung, Kategorie (Management/Kern/Support) und den beteiligten Bereichen als Swimlanes im Diagramm-Gerüst. Risiken landen als organisationsweite Risiken im IKS-Risikoregister – mit Brutto- und Netto-Beurteilung, Kategorie, Verantwortlichkeit und Massnahmen. Bereits vorhandene Namen werden übersprungen; der Import kann darum gefahrlos wiederholt werden. Die Aufbereitung der Importdatei aus Ihren Excel-Listen übernehmen wir bei der Einrichtung.

Enthält die Importdatei \"aktualisieren\": true, werden bereits vorhandene Prozesse (gleicher Name) nicht übersprungen, sondern ergänzt: Beschreibung, Prozessschritte, Kennzahlen, Risiken, Rollen (RACI), Hauptprozess-Gruppe und Prüfintervall werden nachgetragen – ohne Duplikate. Von Hand bearbeitete Diagramme bleiben dabei unangetastet; nur unveränderte Import-Gerüste werden durch die mitgelieferten Prozessschritte ersetzt.

Hauptprozesse und Prozessowner: Über das Feld gruppe (z. B. «M1 Verwaltungsführung») gehören Subprozesse zu einem Hauptprozess. Die Prozesslandkarte zeigt dann je Kategorie die Hauptprozess-Kacheln mit ihren Subprozessen als klickbare Chips (Statusfarbe im Punkt). Als Prozessowner gilt die RACI-Rolle «A» (verantwortlich); sie erscheint in der Prozessliste und im Prozesskopf. Zusätzlich kann weiterhin ein Benutzerkonto als formell verantwortliche Person hinterlegt werden.

4.6 Instanz-Einstellungen (Self-Service)

Drei Bereiche richtet die Administration direkt in der Anwendung ein – ohne Rücksprache mit dem Betreiber und ohne Neustart. Ein Hinweis «Quelle» zeigt jeweils, ob die Betreiber-Vorgabe gilt oder eine eigene Einstellung; mit «Betreiber-Vorgabe verwenden» kehren Sie jederzeit zurück.

• Erscheinungsbild: Hausfarbe (Hex-Wert) und Logo (PNG, JPG, WebP oder SVG, max. 1 MB) für Anmeldeseite, Navigation und installierte App. Die Änderung gilt sofort für alle Anmeldungen.
• E-Mail-Versand (SMTP): Server, Port, Benutzername, Passwort und Absenderadresse. Ohne eigenen Mailserver bleibt das zentrale Relay des Betreibers aktiv. «Test-E-Mail senden» prüft die Verbindung sofort und zeigt im Fehlerfall die Meldung des Mailservers. Ist der Versand aus, fehlen «Passwort vergessen», E-Mail-Benachrichtigungen und Tages-Digest. Darunter zeigt die Versand-Warteschlange, wie viele E-Mails offen, gescheitert oder in den letzten 24 Stunden gesendet sind: Jede E-Mail wird in der Datenbank zwischengespeichert und mit bis zu drei Versuchen zugestellt, auch nach einem Neustart; gescheiterte lassen sich erneut einreihen.
• Microsoft-Anmeldung (Entra ID): Tenant-ID, Client-ID und Client-Secret der App-Registrierung; die einzutragende Redirect-URI wird angezeigt. Rolle für Konten ohne App-Rolle wählbar. Sobald gespeichert, erscheint «Mit Microsoft anmelden» auf der Anmeldeseite.

Passwörter und Secrets werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt – das Feld bleibt leer, «hinterlegt» bestätigt den Bestand.

KI-Assistent: Die Karte zeigt, ob der Assistent konfiguriert ist, welches Modell antwortet und wie viele Anfragen die Instanz heute genutzt hat (Tageskontingent). «Verbindung testen» ruft die KI einmal auf und meldet die Antwortzeit bzw. den Fehler. Den Zugang selbst hinterlegt der Betreiber.

4.7 Demodaten entfernen (vom Test zum Abo)

Testinstanzen starten mit Beispieldaten (Prozesse, Aufgaben, Ablage, IKS) und den Demo-Konten admin, prozess und leser. Entscheiden Sie sich für ein Abo, räumen Sie die Beispieldaten selbst weg – die Karte «Demodaten entfernen» erscheint in der Administration nur auf solchen Instanzen.

• Entfernt werden alle Prozesse mit Versionen, Kommentaren, Kennzahlen, Risiken, Rollen, Kontrollen und Dokumenten, alle Aufgaben, die Ablage, organisationsweite Risiken und Kontrollen, Benachrichtigungen sowie die hochgeladenen Dateien dieser Inhalte.
• Erhalten bleiben Ihr Admin-Konto (mit Passwort), weitere angelegte Benutzerkonten, die Organisationseinheiten, alle Instanz-Einstellungen und das Audit-Protokoll (dort steht der Eintrag «demodaten_entfernt»). Die Demo-Konten prozess und leser werden deaktiviert und verlieren ihr Passwort; Sie können sie in der Benutzerverwaltung neu vergeben oder eigene Konten anlegen.
• Zur Sicherheit tippen Sie «DEMODATEN LÖSCHEN» in das Bestätigungsfeld; erst dann wird der Knopf aktiv. Der Schritt lässt sich nicht rückgängig machen. Danach lädt die Seite neu, der Demo-Hinweis auf der Anmeldeseite erlischt und die Instanz verhält sich wie eine leere Produktivinstanz.

5. Häufige Fragen

Ich habe mein Passwort vergessen. Die Administration setzt es zurück (lokales Konto) bzw. Sie nutzen die Microsoft-Funktion «Passwort vergessen» (Entra ID).

Ich komme wegen 2FA nicht mehr rein (neues Telefon). Die Administration führt einen 2FA-Reset durch; danach richten Sie die 2FA im Profil neu ein.

Wo liegen unsere Daten? Ausschliesslich in der Schweiz (Infomaniak, Rechenzentren in Genf), pro Kunde strikt getrennt in einer eigenen Instanz. Details: Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Wie bekomme ich Hilfe? info@prozessatlas.ch – wir antworten werktags innert 24 Stunden.