Prozessatlas Hosting Schweiz
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Für Gemeinden und öffentliche Verwaltungen

Prozesse und IKS für Ihre Gemeinde. Aus der Verwaltung, für die Verwaltung.

Prozessatlas wurde mit einer Schweizer Gemeindeverwaltung entwickelt: Prozesslandkarte nach HRM2, Modellierung nach eCH-0158, ein revisionssicheres IKS und ein Prozessportal, das das Amtsgeheimnis respektiert. Eine Pauschale für die ganze Gemeinde, gehostet in der Schweiz.

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Prozesslandkarte einer Gemeinde: Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse
Für wen

Drei Perspektiven, ein Werkzeug

Je nach Funktion in der Verwaltung steht etwas anderes im Vordergrund. Prozessatlas bedient alle drei aus einem Datenbestand.

Gemeindeschreiberei · Geschäftsleitung

Wissen sichern, Abläufe führen

  • Prozesslandkarte als gemeinsames Verständnis über alle Abteilungen
  • Wissen bleibt, wenn Schlüsselpersonen in Pension gehen
  • Organisationshandbuch und Quartalsbericht an den Gemeinderat auf Knopfdruck
  • Jede Abteilung pflegt ihre Prozesse selbst, mit klaren Berechtigungen
Finanzverwaltung · Revision · GPK

Das IKS, das die Revision sehen will

  • Risikomatrix brutto und netto, Schlüsselkontrollen mit Rhythmus
  • Durchführungsnachweis mit Beleg und Vier-Augen-Vermerk
  • Jahresplan, Jahresbericht an den Rat und jährliches Sign-off
  • Normen-Mapping zu OR 728a, ISO 9001 und revDSG
IT · Datenschutz

Sicher, schweizerisch, ohne Betrieb

  • Eigene Instanz pro Gemeinde, Hosting bei Infomaniak in der Schweiz
  • Anmeldung über Microsoft Entra ID der Verwaltung, mit App-Rollen
  • revDSG: Auftragsbearbeitungsvertrag, Löschkonzept, Audit-Protokoll mit Hash-Kette
  • Updates, Backups, Überwachung inklusive, Gesamtexport jederzeit
Was Gemeinden bekommen

Gebaut für die Verwaltung, nicht angepasst

Keine Konzernsoftware mit Gemeinde-Vorlage, sondern Funktionen, die aus dem Alltag einer Gemeindeverwaltung stammen.

  • 12 Standard-Gemeindeprozesse zum Importieren: Baugesuch, Einbürgerung, Zuzug und Wegzug, Hundeanmeldung, Bestattung, Gastgewerbe, Fundbüro, Gemeindeversammlung, Vernehmlassung, Kreditoren, Rekrutierung, IT-Support
  • Prozesslandkarte nach HRM2 (0 Allgemeine Verwaltung bis 9 Finanzen und Steuern), nach Abteilung oder nach ISO-9001-Kapitel
  • eCH-0158-Modellierungs-Check unter jedem Diagramm: Objekt plus Verb, benannte Ereignisse, beschriftete Gateway-Pfade
  • Prozessschritte als Tabelle für alle, denen BPMN zu technisch ist, auf Wunsch mit Diagramm per Klick
  • KI-Assistent entwirft den Prozess aus einer Beschreibung, Verarbeitung in der Schweiz
  • Öffentliches Prozessportal für die Einwohnerschaft, standardmässig aus und je Prozess freigebbar: das Amtsgeheimnis bleibt gewahrt
  • Kenntnisnahmen: bei der Freigabe bestätigen die betroffenen Mitarbeitenden, dass sie den Prozess gelesen haben
  • Meldungen aus dem Alltag: Vorschläge, Vorfälle und Reklamationen erfassen alle Mitarbeitenden, auch anonym und vom Smartphone
  • Rückmeldungen aus dem Portal werden zur Aufgabe bei der zuständigen Stelle
  • Schnittstellen zu GEVER und Microsoft Teams über Webhooks und REST-API; Kalender-Abo für Outlook
Einführung

In fünf Schritten produktiv. Meist in vier bis acht Wochen.

Die Einrichtung kostet einmalig CHF 2'900 und umfasst Instanz, Organisationsstruktur, Import Ihrer bestehenden Prozessliste und einen halben Schulungstag vor Ort. So läuft sie ab.

  1. Kostenloser Workshop

    60 Minuten per Video oder bei Ihnen: Wo steht Ihre Gemeinde bei Prozessen und IKS, was verlangt Ihre Revisionsstelle, welche Abläufe zuerst? Sie erhalten eine Einschätzung, ob Prozessatlas passt, und einen Vorschlag für die Reihenfolge.

    1 Stundekostenlos, unverbindlich

  2. Instanz und Organisationsstruktur

    Wir richten Ihre Instanz unter Ihrer Adresse ein, lesen die Organisationsstruktur aus Ihrem Organigramm oder Reglement ein, binden auf Wunsch Microsoft Entra ID an und importieren Ihre bestehende Prozessliste, auch aus Word, Visio, draw.io oder BPMN-Dateien.

    1 bis 2 Tagedurch uns, Sie liefern die Unterlagen

  3. Prozesslandkarte und erste Prozesse

    Halber Schulungstag vor Ort mit den Bereichsleitungen. Eine erste Landkarte steht oft am selben Nachmittag: Vorlagen übernehmen, anpassen, mit dem KI-Assistenten aus Beschreibungen entwerfen. Danach erfasst jeder Bereich seine Abläufe selbst, als Schrittliste oder als Diagramm.

    2 bis 4 Wochenhalber Tag mit uns, dann Ihre Bereiche

  4. Risiken und Schlüsselkontrollen

    Mit der Finanzverwaltung: Risikoregister aus dem Katalog der Schlüsselprozesse, 12 bewährte Kontroll-Vorlagen übernehmen, Verantwortliche und Rhythmus festlegen. Fällige Kontrollen erinnern ab sofort von selbst.

    1 bis 2 Tagemit der Finanzverwaltung

  5. Freigabe und Betrieb

    Prozesse durchlaufen Prüfung und Freigabe, Mitarbeitende bestätigen die Kenntnisnahme, ausgewählte Prozesse gehen ins Portal. Überprüfungsintervalle, Kontrollplan und Jahresbericht laufen danach ohne Projekt, mit Support und Rückruf am Folgetag.

    ab Woche 4 bis 8laufender Betrieb
Preisbeispiel

Pauschale pro Gemeinde statt Preis pro Kopf

Gemeinden bezahlen Fachsoftware nach Einwohnerzahl, das kennen Sie. Prozessatlas macht es genauso: eine Stufe nach Grösse, jede Funktion und jedes Konto inklusive. Niemand bleibt aus Kostengründen draussen.

Gemeinde mit 6'000 Einwohnern, 45 Mitarbeitende mit ZugangStufe M
Abo pro Jahr bei Jahreszahlung (2 Monate geschenkt)CHF 5'900
45 Konten, IKS, Portal, KI-Assistent, Entra ID, REST-API, 25 GB Speicherinklusive
Einrichtung einmalig, inkl. halber Schulungstag vor OrtCHF 2'900
Erstes JahrCHF 8'800
Jedes weitere JahrCHF 5'900

Preise exkl. MwSt. Stufe S bis 3'000 Einwohner CHF 3'900, Stufe L über 10'000 Einwohner CHF 8'900 pro Jahr. Kündigung mit einer Frist von einem Monat auf das Ende der bezahlten Periode.

Bei einem Preis pro Benutzer entscheiden Sie bei jeder Mitarbeiterin neu, ob sie ein Konto bekommt. Bei 45 Mitarbeitenden mit 10 aktiven und 35 lesenden Konten, zwei dazugebuchten Modulen und einer kostenpflichtigen Schnittstelle rechnet sich das schnell anders. Und ein Prozesshandbuch oder IKS-Bericht durch eine externe Beratung kostet in der Regel mehr als ein ganzes Jahr Prozessatlas, ist aber nach einem Jahr veraltet.

Was bei Prozessatlas nie dazukommt: Preise pro Konto, Zusatzmodule, Gebühren für die Schnittstelle, Kosten für die Datenherausgabe beim Austritt. Einzige Zubuchung: 10 GB zusätzlicher Speicher für CHF 20 im Monat.

Alle Preisstufen ansehen

Datenschutz und Betrieb

Ihre Daten bleiben in der Schweiz. Punkt.

Betrieb bei Infomaniak in Genf, eigene Instanz und eigene Datenbank pro Gemeinde, kein US-Cloud-Act. Auch der KI-Assistent verarbeitet in der Schweiz.

revDSG-konform

Auftragsbearbeitungsvertrag, Bearbeitungsverzeichnis, Datenauskunft und Anonymisierung als Funktion.

Amtsgeheimnis

Portal und Berichte zeigen nur, was freigegeben ist; Klarnamen von Mitarbeitenden gehören nie ins Internet.

Revisionssicher

Audit-Protokoll mit Hash-Kette: nachträgliche Änderungen oder Löschungen fallen bei der Prüfung auf.

Exit ohne Schmerz

Gesamtexport mit Datenbank, Diagrammen und Dateien jederzeit, ohne Zusatzkosten.

FAQ

Was Gemeinden uns fragen

Unsere Revisionsstelle verlangt ein IKS. Reicht Prozessatlas als Nachweis?

Prozessatlas liefert den Nachweis, den Revisionsstellen sehen wollen: Risikoregister mit Brutto- und Nettobeurteilung, Schlüsselkontrollen mit Rhythmus und Verantwortlichen, Durchführungen mit Beleg und Vier-Augen-Vermerk, Kontroll-Jahresplan, IKS-Jahresbericht als Word und ein jährliches Sign-off. Welche Kontrollen Ihre Gemeinde braucht, legen Sie mit der Finanzverwaltung fest; der Katalog der Schlüsselprozesse hilft dabei.

Dürfen wir Prozesse veröffentlichen? Was ist mit dem Amtsgeheimnis?

Das Portal ist bei neuen Instanzen ausgeschaltet. Schalten Sie es ein, erscheinen nur freigegebene Prozesse, die Sie einzeln fürs Portal markiert haben, und dort nie Personennamen. Interne Abläufe, Risiken, Kontrollen und Kommentare bleiben immer intern.

Können wir uns mit unserem Microsoft-Konto anmelden?

Ja. Prozessatlas bindet Microsoft Entra ID Ihrer Verwaltung an: Mitarbeitende melden sich mit dem gewohnten Konto an, Konten entstehen beim ersten Login, Rollen kommen aus App-Rollen und der Bereich aus dem Department-Feld. Die Multi-Faktor-Regeln Ihrer IT gelten automatisch.

Wir haben schon Prozesse in Word und Visio. Verlieren wir die?

Nein. Die Prozessliste importieren wir bei der Einrichtung; BPMN-Dateien aus Visio, Bizagi oder Camunda und draw.io-Zeichnungen lesen Sie selbst im Stapel ein, mit Bericht je Datei. Und beschriebene Abläufe aus Word erfassen Sie als Schrittliste, aus der Prozessatlas das Diagramm erzeugt.

Was, wenn wir wieder aufhören?

Kündigung mit einer Frist von einem Monat auf das Ende der bezahlten Periode. Beim Austritt erhalten Sie den Gesamtexport mit Datenbank, allen Diagrammen als BPMN, Dateien und CSV-Auswertungen ohne Zusatzkosten; danach löschen wir Ihre Daten inklusive Sicherungen.

Kostenloser Workshop

60 Minuten, die klären, wo Ihre Gemeinde steht.

Für Gemeindeschreiberei, Finanzverwaltung oder Geschäftsleitung: Wir schauen gemeinsam auf Ihre Prozesse, Ihr IKS und die Anforderungen Ihrer Revisionsstelle, per Video oder bei Ihnen vor Ort. Ohne Verkaufsdruck, ohne Verpflichtung, in Deutsch, Französisch oder Italienisch.

Workshop anfragen

Eine kurze Nachricht mit Gemeinde und Wunschtermin genügt. Wir melden uns innert eines Werktags.

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